職務経歴書を更新し終えてプレビューを確認すると、そこには2枚目があります。ぽつんと4行と、箇条書きが半分だけ。職務経歴書を1枚にまとめたい一心で、余白を端まで詰め、すべて収まるまで文字サイズを下げたくなるところです。でもそれこそが書類を窮屈で読みにくくしてしまうやり方で、まさに避けたかったことのはずです。
もっと良い順番があります。まず、そもそも1枚にすべきかを決めます。次に内容を削り、それから間隔を詰め、文字サイズと余白に手を付けるのは最後です。それも、キャリアアドバイザーが一般的にすすめる範囲内にとどめます。
この記事でいう「書類」は、主に職務経歴書（英文レジュメを含む）を指します。分量を自分で調整して、1枚に収めるかどうかが問題になるのは、主にこちらだからです。また、ここで紹介する長さや余白・文字サイズの目安には、米国の大学キャリアセンターや米国連邦政府の指針も含まれます。求人票や応募先に指定があれば、そちらに従ってください。
結論から先に： 縮める前に削りましょう。最も古く関連の薄い経歴を外し、各職歴を最も強い箇条書き3〜5個に絞り、最後の行に数文字だけがはみ出した箇条書きを直し、ありきたりな目標文や「推薦者は求めに応じて紹介します」のような埋め草を削ります。レイアウトの調整はその後で、余白は0.5インチ（約1.27 cm）以上、本文の文字は10 pt以上を保ちます。Resumy（無料・Microsoft Store）では、間隔の設定パネルに書類が何ページあるかが表示され、ワンクリックで1ページに収めるボタンも用意されています。標準の設定からコンパクトな設定に切り替えれば、文字を読みやすく保ったままレイアウトが詰まり、編集中もライブPDFプレビューでページの区切りを確認できます。関連する経験が10年以上あるなら、しっかり埋まった2枚のほうがよい答えになることもあります。
職務経歴書は1枚にまとめるべき？
1枚は有力な基本形ですが、どんな場合にも当てはまるルールではありません。キャリアアドバイスは、おおむね次の点で一致しています。
| あなたの状況 | 一般的な長さ | 理由 |
|---|---|---|
| 学生・新卒、または経験がおよそ10年未満 | 1枚 | 多くの大学のキャリアセンターが1枚を推奨。編集すれば内容はたいてい収まる |
| 関連する経験が10年以上 | 1枚または2枚 | すべての行に意味があるなら、しっかり埋まった2枚も広く受け入れられている |
| 米国連邦政府の求人（USAJOBS） | 最大2ページ | 2025年9月27日以降、USAJOBSでは大半の連邦政府の募集でレジュメが2ページまでに制限されている |
| 学術・研究・医療職 | CV（多くはより長い） | 論文などの業績や研究助成の記載が求められる。別の書類で、ルールも別 |
これらすべての根底にある本当のルールは、「長さには、それだけの中身が必要」ということです。中身の詰まった1枚半は、水増しした2枚に勝ります。9 ptの文字を詰め込んだ1枚にも勝ります。求人票や応募システムに上限が書かれていれば、その上限が優先です。
ステップ1：内容を削る（効果が最も大きく、読みやすさも損なわない）
上から順に進めてください。合わせると、書式の微調整よりたいてい大きなスペースが空き、読みやすさは何も損ないません。
1. 最後の行が短い箇条書きを直す。 最後の行に数文字（英文なら1〜2語）しかない箇条書きを探します。1行早く終わるように言い回しを変えれば丸ごと1行が浮き、内容はほぼ何も失いません。ぎっしり詰まった書類なら、これだけで4〜5行取り戻せることもあります。
2. 採用側が当然と考えていることを削る。 「推薦者は求めに応じて紹介します」（英文レジュメの「References available upon request」）のような一文は、何も付け加えません。ありきたりな目標文も同じです。目標文は2行の職務要約に置き換えるか、削除しましょう。番地までの住所も不要で、都道府県と市区町村で十分です。
3. 古い職歴を縮める・削る。 10〜15年前の経験は、志望する仕事に直接関係しない限り、1行（役職・会社名・期間）以上はほとんど必要ありません。専門分野と関係のない初期の仕事は、たいてい外して構いません。
4. 職歴ごとの箇条書きに上限を設ける。 最近の職歴なら、強い箇条書きが3〜5個あれば十分です。成果や数字があるものを残し、その職に就けば誰でも担当するような職務の説明は削ります。
5. まとめて圧縮する。 連絡先は1行にまとめます。スキルは1行に1つずつではなく、読点で区切ったコンパクトな一覧にします。学位を取得していれば、高校の学歴は通常省けます。
6. すべての仕事ではなく、この仕事のために削る。 特定の職種に応募するなら、それを裏付けない箇条書きが最も削りやすい部分です。何を残すかの決め方は 履歴書・職務経歴書を求人に合わせる方法 で解説しています。
ステップ2：安全な範囲でレイアウトを詰める
削ってもまだ数行はみ出すなら、ここで初めて書式を調整します。キャリアセンターや米国連邦政府の採用ガイダンスが示す範囲にとどめましょう。
| 設定 | ゆとりあり | 詰めても許容できる限度 | 避けたい |
|---|---|---|---|
| 余白 | 0.75〜1インチ（約1.9〜2.54 cm） | 0.5インチ（約1.27 cm） | 0.5インチ未満（窮屈に見える。極端に狭い余白は、プリンターによっては印刷時に切れることがある） |
| 本文の文字 | 11 pt | 10 pt | 10 pt未満 |
| セクション間の間隔 | はっきりした間隔 | 小さいが目で見て分かる間隔 | セクション同士がくっついている |
| 氏名と見出し | 本文より大きい | 本文よりやや大きい | ページの4分の1を占めるほど巨大な氏名 |
たとえば米国人事管理局（OPM）は、連邦政府向けのレジュメに0.5インチ（約1.27 cm）の余白をすすめ、本文は10ポイントを目安としています。BYU（ブリガム・ヤング大学）のキャリアセンターは、10ポイントを「許容できる最小のサイズ」（原文は “the smallest acceptable size”）と呼んでいます（余白1インチ＝2.54 cmとの組み合わせで）。いずれも英文の書類を前提とした米国の指針です。
フォント選びも、思った以上に効きます。同じポイント数でも、書体によって横幅がかなり違います。一般的で読みやすいフォント同士で切り替えるだけで、読みやすさを損なわずに1〜2行節約できることがあります。
やってはいけないこと： 詰め込むために2段組みにしたり、内容を表やテキストボックスに入れたりしないでください。こうしたレイアウトは、ATSでの解析トラブルのよくある原因です。理由は ATSチェックガイド と Canvaの履歴書の解析テスト で解説しています。
Wordでの方法
Microsoft Wordには、[1 ページ分圧縮] というコマンドが組み込まれています。既定では表示されていないので、[クイック アクセス ツール バーのカスタマイズ] → [その他のコマンド] → [すべてのコマンド] → [1 ページ分圧縮] の順に進み、クイック アクセス ツール バーに追加します。このコマンドは、文字のサイズと間隔を縮小して、文書を1ページ分減らそうと試みます。
使うときは慎重に。Microsoft自身も、先に文書のコピーを保存するようすすめています。文書を保存して閉じてしまうと、元のフォントサイズをすばやく復元する方法がないからです。実行したら結果を確認し、本文が10 pt未満になっていたら元に戻して、内容を削る作業に戻りましょう。
Resumyでの方法
Resumy には、まさにこの問題のための機能があります。間隔の設定パネルを開くと、書類が今何ページあるのかが表示され、そのすぐ下に、ワンクリックで1ページに収めるボタンがあります。間隔は3段階の設定から自分で選ぶこともでき、そのうちの2つが標準の設定とコンパクトな設定です。段階を進めるごとに余白と行間が詰まって1ページに入る量が増えますが、文字は読みやすいサイズのままです。1ページに収まると、パネルがそのことを知らせてくれます。
完成形のPDFがエディターの横で組版されるので、ページの区切りは書き出した後ではなく、編集しながら確認できます。コンパクトな設定にしてもまだ数行はみ出すなら、ステップ1に戻りましょう。次に頼るべきは、文字を小さくすることではなく内容を削ることです。
セクションは、削除せずに特定の応募のときだけ非表示にしたり、関連の深いものが上に来るよう並べ替えたりすることもできます。9種類のテンプレートはすべて無料でATS対応なので、スペースを稼ぐために2段組みにする必要はありません。書き出す前に、パソコン上で動く内蔵のATSチェックを実行し、詰めた書類がきちんと読み取れるかを確認しましょう。
初回のエクスポートにはクレジット表記が入りません。2回目以降の無料エクスポートには小さな「Created with Resumy」の一行が入りますが、任意の買い切りProアップグレード（4.99 ドル）で削除できます。
手元にPDFの職務経歴書しかない場合は、まず取り込みましょう。手順は履歴書・職務経歴書のPDFを編集する方法で解説しています。
2枚にするなら、きちんと仕上げる
正直なところ、2枚が正解のこともあります。その場合は次の点を押さえましょう。
- 最も強い内容を1枚目に置く。 1枚目だけを見て、続きを読むかどうかを決める読み手は少なくありません。
- 2枚目の大部分を埋める。 3行しかない2枚目は、うっかりミスのように見えます。もっと中身で埋めるか、1枚に戻しましょう。
- 2枚目にも氏名を入れる。 印刷したページがばらばらになっても大丈夫なようにするためです。
- スペースを埋めるための水増しはしない。 自然に埋まらないなら、1枚にすべきです。
よくある質問（FAQ）
2枚の職務経歴書はよくないですか？
いいえ。問題になるのは、2枚目が水増しのときだけです。関連する経験がおよそ10年以上ある応募者なら、しっかり埋まった2枚は広く受け入れられています。学生やキャリアの浅い応募者には、1枚が一般的に期待されます。
職務経歴書に使える最小の文字サイズは？
キャリアセンターの指針では、本文はおよそ10ポイントが一般的な下限で、11ポイントのほうがゆとりがあります。見出しや氏名はもっと大きくて構いません。内容を収めるために10ポイント未満にすると、1ページ増えるよりも読みやすさを損なうのが普通です。
余白0.5インチ（約1.27 cm）でも大丈夫ですか？
はい。0.5インチは実用上の最小値として広く扱われていて、USAJOBSが米国連邦政府向けのレジュメにすすめている余白でもあります。それより狭いと窮屈に見え、極端に狭い余白はプリンターによっては切れることがあります。
ATSは2枚の書類を落としますか？
ATS（応募者追跡システム）は、複数ページの書類も日常的に処理しています。長さは主に、人間の読み手にとっての問題です。例外はページ数の上限を設けている応募システムで、たとえばUSAJOBSはレジュメを2ページまでに制限しています。
書類を短くするには、まず何を削ればよいですか？
まずはコストのかからない削減から始めます。最後の行が数文字だけの箇条書き、「推薦者は求めに応じて紹介します」のような定型文、ありきたりな目標文です。次に10〜15年前の職歴を1行に縮め、最近の職歴は最も強い箇条書き3〜5個に絞ります。
1行だけ2枚目にはみ出すのを防ぐには？
最後の行が数文字だけになっている箇条書きを、1〜2個言い換えてください。たいていそれで1行取り戻せます。それでも収まらなければ、自分で文字を小さくする前に、セクション間の間隔を少し詰めるか、作成アプリでよりコンパクトな間隔の設定に切り替えましょう。
商標について
MicrosoftとWordは、Microsoft グループ企業の商標です。CanvaはCanva Pty Ltdの商標です。USAJOBSは、米国人事管理局（U.S. Office of Personnel Management）が提供するサービスです。その他の商標は、それぞれの権利者に帰属します。RoxyAppsはこれらの組織と提携しておらず、推奨も受けていません。
参考リンク
- 米国人事管理局（OPM）：Agency Guidance on the Two-Page Limit on Resume Length（英語）
- BYU Career Launch：Resume Tips & Tricks（英語）
- Microsoft サポート：Wordに収まるようにテキストを圧縮する
- Resumy：Microsoft Storeの掲載ページ
まとめ
職務経歴書を1枚にまとめるのは、まず編集の仕事で、書式の仕事はその次です。レイアウトに手を付ける前に、短い最後の行、埋め草、古い職歴を削りましょう。それから安全な範囲で詰めます。余白は0.5インチ（約1.27 cm）以上、本文は10 pt以上です。関連する長いキャリアがあるなら、しっかり埋まった2枚で問題ありません。中身の薄い2枚は別です。
ページの区切りを当てずっぽうで調整するのをもう終わりにしたいなら、Resumy がMicrosoft Storeから無料で使えます。間隔の設定パネルが書類のはみ出しを知らせ、ワンクリックで1ページに収め、ライブPDFプレビューで結果をすぐ確認できます。アカウントは必要ありません。
